この度、弊社に買取をお申し込みいただきました書類を手配する際、ラベル貼付ミスにより
誤った申込用紙が発送されていたことが判明いたしました。

今回の件により関係者皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。

今回の件に対しての調査内容について以下の通り報告申し上げます。

(1)事実確認、応急対応

1月25日、買取ご依頼の処理の際、2通の書類に対して
ラベルと内容物を取り違えるミスがございました。
そのため取り違えの起きた第三者に
氏名、住所、郵便番号、電話番号、メールアドレス
が通知されるという事案が発生いたしました。

情報漏えいは計2件。
不特定多数への漏えいはございません。

(2)二次被害防止、事故収束対応

対象の2名に電話、メールにて連絡を行い、
取り違えの説明および買取用紙の返却を依頼いたしました。

2月5日に誤送付された書類を受領いたしました。
こちらにつきましては弊社にて厳重に保管をいたします。

(3)原因究明、再発防止策の検討・実施

封筒封入の際の確認が不十分でした。
封筒封入の過程に細かな手順書を設定していなかったことが原因と考えられます。
きちんとしたフロー書を作成して、
ラベル貼付のあとに内容物との対応を確認、
対応チェック後に糊付けを行うことを徹底いたします。

(4)収束後の報告

原因調査、弊社による再発防止策の見直しが完了次第
個人情報保護委員会事務局 個人データ漏えい等報告窓口への報告を行い
当局の支持に従い今後の再発防止を図ってまいります。

弊社ではこれまで個人情報取り扱い業務にあたり、厳格な取り扱い・管理の徹底に努めてまいりましたが、このような情報流出が発生したことを踏まえ、今後は更なる厳格化をはかって再発防止に全力で取り組んで参ります。

2019年2月6日
株式会社白馬 代表取締役 石橋貴也